Τη δήλωση κάνουν οι συγγενείς μέσα σε ένα μήνα από την ημερομηνία που η δικαστική απόφαση κατέστη αμετάκλητη, στο Ληξιαρχείο του τόπου γεννήσεως ή του τόπου κατοικίας του εξαφανισθέντος, έχοντας μαζί τους τη δικαστική απόφαση της αφάνειας καθώς και το πιστοποιητικό τελεσιδικίας.

Μετά την παρέλευση του μήνα θεωρείται εκπρόθεσμη και ισχύουν τα πρόστιμα (πέραν της 30ήμερης προθεσμίας – 30€ και πέραν της 90ήμερης – 60€).